Rapat Kerja Senat Mahasiswa

Bermula ketika aku membuka dokumen dengan judul "RAPAT KERJA SENAT MAHASISWA PERIODE 2012/2013". Aku membaca keseluruhan isi dari dokumen tersebut. Aku yang mengetik dokumen tersebut ketika aku menjadi notulen dalam acara rapat kerja senat mahasiswa periode lalu. Dan entah mengapa aku ingin membagi pengalamanku lewat sebuah tulisan ini.

Sebelumnya aku ingin memperkenalkan dahulu tentang Senat Mahasiswa. Mungkin beberapa pembaca masih belum mengetahuinya. Senat Mahasiswa adalah lembaga kemahasiswaan tertinggi yang terdapat dalam Sekolah Tinggi yang hanya memiliki satu atau beberapa fakultas. Jika universitas mempunyai Badan Eksekutif Mahasiswa, maka Sekolah Tinggi mempunyai Senat Mahasiswa yang biasa disingkat SEMA.

Saat ini aku sedang menempuh pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi pertama di Indonesia. Dan saat ini aku tergabung dalam organisasi Senat Mahasiswa. Meskipun hanya menjadi "Tim Hore" yaitu tim yang hanya berpartisipasi dalam acara-acara besar saja.

Sebenarnya aku belum masuk dalam kepengurusan SEMA. Karena syarat untuk menjadi anggota SEMA adalah minimal semester 3. Maka pada dua semester lalu aku menjadi staff magang SEMA. Staff magang berfungsi untuk membantu pengurus inti SEMA. Nah pada semester 3 inilah aku dan teman seangkatanku yang akan menjadi pengurus SEMA.

Tulisan ini menceritakan tentang RAPAT KERJA SENAT MAHASISWA periode lalu. Rapat Kerja adalah salah satu Program Kerja dari Senat Mahasiswa. Dalam rapat kerja, seluruh perwakilan UKM/J hadir untuk menyerahkan program kerja mereka kepada Senat Mahasiswa yang nantinya akan disahkan oleh Senat Mahasiswa.

Rapat kerja juga membahas mengenai Dana Kegiatan Mahasiswa (DKM) yang akan dibagikan Senat Mahasiswa kepada UKM/J. Seluruh UKM/J berhak mendapatkan DKM. Jumlah DKM pun berbeda antara suatu UKM dengan UKM lainnya. Tergantung berapa banyak program kerja yang akan dilakukan pada periode mendatang.

FYI, kepanjangan dari UKM adalah Unit Kegiatan Mahasiswa dan J adalah jurusan. Sekoah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia saat ini mempunyai 15 UKM dan 2 UKM Jurusan. Langsung saja, ini dia hasil kerjaku selama menjadi notulen dalam acara Rapat Kerja yang lalu...

Jakarta, 26 Januari 2013

09.36     Pembukaan
09.40     Sambutan dari ketua pelaksana oleh Anggita
09.43   Sambutan  dari pembantu ketua 3 oleh Bpk. Nasahidin Kamal
"Saya berharap rapat ini dapat memprogramkan rencana kerja dengan baik. Harus ada synergi, kerjasama, tujuan, sasaran, dan yang utama adalah memiliki target agar tercapainya suatu tujuan. Tugas SEMA adalah melayani, membantu, mengayomi UKM/J. Jangan ada konflik diantara SEMA dengan UKM/J ataupun sebaliknya."
09.56     Laporan pertanggungjawaban SEMA periode 2012-2013 oleh Vito Ramadhan
Catatan : Anggaran DKM sebesar Rp. 159.800.000 dengan sisa DKM sebesar Rp. 30.517.304
10.10     Pembukaan sidang oleh KETUM SEMA terpilih Sdri. Iva Fitrani
10.12     Pembacaan rancangan tata tertib

Dalam pembacaan rancangan tata tertib yang dibacakan oleh SEMA, banyak sekali UKM/J yang keberatan. Berikut ini beberapa percakapan mereka...

Mengenai keterlambatan
UKM Seni Budaya : Bagaimana jika terlambat karena urusan keagamaan?
SEMA : Kalian bisa merubah waktu untuk beribadah pada sore atau malam hari. Dimohon untuk kerjasamanya.
UKM Sakuntala : Urusan agama harusnya fleksibel. Harus ada toleransi untuk keagamaan.
SEMA : Oke, boleh terlambat selama 15 menit untuk urusan keagamaan.


Mengenai Istirahat
UKM Merpati Putih : Jika untuk sholat?
SEMA : Sudah disediakan tempat dan alat untuk sholat.
UKM Seni Budaya : Kita merasa jenuh berada di lantai 5 saat istirahat.
SEMA : Saya memutuskan ini  agar teman-teman tetap fokus dalam persidangan dan agar lingkungan tetap kondusif.
UKM Karate : Kalau ketua sidang selalu mengesahkan, jangan tanya kepada kami lagi. Langsung sahkan saja semuanya. Kami bukan anak kecil. Kami juga tahu lingkungan yang kondusif itu seperti apa.
SEMA : Oke, walaupun meninggalkan lantai 5 diusahakan untuk kembali secepat mungkin agar tidak mengganggu jalannya sidang.
UKM Karate : Jika ada keperluan untuk mengambil barang dibawah apakah tidak diizinkan?
SEMA : Tergantung seperti apa barang tersebut dan seurgent apa. Mungkin kita bisa mangizinkan.
UKM Sakuntala : Sholat itu kan sensitif, harus dilaksanakn di masjid. Disini bukan tempatnya.
SEMA : Sejauh ini kami mengizinkan teman-teman turun jika memang urgent dan itupun tidak lama.
UKMJ Akuntansi : Kalau memang istirahat 1 jam. Bagaimana jika 45 menit dibawah dan 15 menit sebelum mulai sudah kembali ke ruangan. Biar sama-sama enak, kita juga puas istirahatnya.
SEMA: Apa bisa menjamin tepat waktu?
UKM Merpati Putih : Kan sudah ada peraturannya, kalo telat ya ga boleh masuk.
SEMA : Teman-teman diizinkan untuk turun jika urgent. Karena semua sudah dipersiapkan disini.

Nah itu dia beberapa contoh UKM/J yang keberatan dengan rancangan tata tertib yang telah dibuat oleh SEMA. Acara selanjutnya...


10.54 Mengesahkan tata tertib raker 
10.55 Rancangan Agenda oleh Bendahara Umum
11.00 Sharing permasalahan-permasalahan saat menyerahkan proker (program kerja)

UKM Merpati Putih : Bagaimana jika ada kesamaan proker antara UKM dengan UKM lainnya. Atau suatu proker menyerempet proker UKM lainnya.
SEMA: Jika ada kesamaan proker, sebaiknya bekerjasama. Jangan saling mengandalkan ego.
UKMJ Akuntansi : Koordinator harus tahu permasalahan-permasalahan UKM yang dibawahi.
SEMA : Koordinator bertindak sebagai partner yang bisa saling bertukar pikiran.
UKM Merpati Putih : Ingin memperbaiki koordinasi, tetapi jarang ditanggapi oleh SEMA. Buatlah kegiatan-kegiatan yang bisa mendekatkan semua UKM. Banyak mahasiswa yang complain tentang STEI, tetapi ga pernah ditanggapi padahal SEMA tidak hanya menaungi UKM saja, tetapi juga mahasiswa umum.
SEMA : Terimakasih atas sarannya. Dan kami mohon maaf atas kesalahan- kesalahan yang masih terjadi.
UKM Bulu Tangkis : Latihan rutin kami pada hari sabtu jam 9 terganggu karena tempat latihan kami digunakan untuk seminar dsb. Pada tahun lalu kami kehilangan banyak maba karena waktu latihan yang tidak jelas. Kami mohon dengan adanya SEMA agar memberikan informasi-informasi. Harus ada koordinasi dan pembatasan untuk menggunakan ruang auditorium.
UKM Merpati Putih : Untuk auditorium sebenarnya fungsi utamanya adalah untuk aula. Jadi dimohon untuk pengertiannya. Mungkin bisa dirubah waktu latihannya dan untuk SEMA bagaimana jika membuat lapangan bulu tangkis?
UKM Bulu Tangkis : Kami memahami, tetapi proses pembuatannya itu  membutuhkan waktu. Jadi selama proses, kami akan tetap menggunakan auditorium. Kami hanya ingin seminar tersebut bisa dibatasi dan saya mohon agar SEMA mengatur jadwalnya dan untuk UKM/J yang ingin menggunakan, tolonglah buat surat izin resmi


Keesokan harinya...
Jakarta, 27 Januari 2013
09.35     Pemaparan proker SEMA periode 2012-2013 oleh Anggita
                 Pogram Kerja Reguler
1.       Rapat Koordinasi SEMA
2.       Meeting & Sharing
3.       SEMA on media (social network & mading)
4.       SEMA gathering
5.       Upgrading SEMA

Program Kerja Non Reguler
1.       Rapat Kerja SEMA
2.       Ormasis Exhabition
3.       Pemilihan Raya KETUM SEMA
4.       Pelantikan ketua UKM/J terpilih
5.       Supporting Event
6.       Diskusi Publik
7.       SEMA Social Responsibility
8.       Home SEMA
9.       Pekan Lomba SEMA
10.   Sema goes to University
11.   Pelantikan kepemimpinan SEMA (PKSM)
12.   RENAT (Rekreasi Senat)
13.   KABAR (Buka Bareng)

Setelah dibacakan program kerja SEMA, lagi lagi banyak UKM/J yang tidak setuju dan akhirnya kembali berdebat.

UKMJ  Akuntansi : Mengenai Rapat Koordinasi SEMA tolong jelaskan lebih spesifik lagi. Kapan kalian mulai dalam 3 bulan sekali itu?
SEMA: Di bulan maret, jadi 4 kali dalam setahun.
UKMJ Akuntansi : Jadi itu hanya acara dalam kampus saja?
SEMA : Iya.
UKMJ Akuntansi : Bagaimana jika estimasi anggaran untuk rapat koordinasi  dihilangkan saja. Karena hanya UKM/J yang merasakan, bukan mahasiswa umum.
UKM Seni Budaya : Seharusnya menggunakan iuran dari UKM/J saja.
SEMA : Apakah UKM/J lain ingin melakukan seperti itu?  Rapat koordinasi ini berguna buat semuanya. Jadi sekarang ini kami tetap menggunakan DKM untuk rapat koordinasi SEMA.

UKM Seni Budaya : Supporting event maksudnya gimana?
SEMA : Pemberian dukungan dimana SEMA hadir untuk mengawasi, mendukung, menyemangati para atlit dari UKM-UKM yang sedang bertanding.
UKM MaPF (Photografi) : Kalau kayak gitu kenapa ga minta dari UKM yang bersangkutan aja, kenapa harus menggunakan DKM?
Sema : Ya kita tidak hanya mendukung UKM itu saja, itu digunakan untuk semua yang ikut bertanding.
UKM Seni Budaya : Semua sarana kan sudah dari kampus, ongkos transportasipun tidak mahal Kenapa harus pakai DKM?
SEMA : Anggaran DKM itu digunakan untuk pembuatan spanduk yang bisa digunakan secara universal.
UKM Seni Budaya : Ada ga perwakilan dari UKM yang bisa ikut?
SEMA : Sejauh ini kita belum menyepakatkan berapa perwakilan yang akan didatangkan.
UKM Futsal : Kalau untuk kami, semangat dari kalian itu sangat membantu kami.
UKM Voly : Banyak atau sedikitnya pendukung kita gak memikirkan. Tetapi yang penting kita bisa menang untuk STEI.


UKMJ Akuntansi : Kenapa Rekreasi Senat masuk dalam proker? Padahal UKM saya juga kalau jalan-jalan tidak masuk dalam proker. Kecuali kalau memang ada kegiatan yang berhubungan dengan organisasi.
SEMA : Iya kita refreshing sambil membahas kegiatan-kegiatan kita kedepannya supaya lebih enjoy.
UKMJ Akuntansi : Tapi apa perlu masuk dalam proker?
UKM Bulu Tangkis : Maaf, tadi saudari Anisa bilang tidak masalah kalau dalam jalan-jalan ada agenda kegiatan. Setelah Senat menjelaskan bahwa memang ada agenda yang dilakukan tapi masih mempermasalahkan. Menurut saya ini buang-buang  waktu.
UKM Seni Budaya : Untuk Sema goes to University, saya tanya fungsi DKM itu untuk apa? Kalau transportasi kan ada mobil STEI.
SEMA : Untuk pemberian  kenang-kenangan atau plakat kepada kampus yang kita kunjungi.
UKM MaPF : Apa itu hanya dari perwakilan SEMA dan tidak dari mahasiswa lain?
SEMA : Kembali lagi SEMA itu kan perwakilan dari semua mahasiswa. Dari study banding tersebut kita bisa update dan sharing kepada mahasiswa lain melalui media.
UKM Karate : Pada saat pertemuan sebelumnya, SEMA melarang menggunakan DKM untuk proker intern, kenapa SEMA malah menggunakan DKM?
SEMA : Kan gak semua kami larang, ada beberapa proker kalian juga yang menggunakan DKM.
UKM Karate : Kita kan tidak pernah tahu apakah SEMA mendapatkan DKM untuk proker tersebut. LPJ SEMA kan tidak pernah ada laporannya.
UKMJ Akuntansi : Berarti kita bisa mengeluarkan sanksi untuk SEMA jika kita merasa SEMA sudah menyelewengkan pekerjaannya.
SEMA : Tidak seperti itu. Kami disini SENAT lembaga tertinggi organisasi di kampus STEI. Yang bisa memberi sanksi kepada kita adalah Pembantu Ketua 3.
UKM Karate : Hey ingat! Anda yang memilih adalah mahasiswa umum, bukan pembantu ketua 3.
UKM Seni Budaya : Bagaimana kebijakannya? Kalian menggunakan tetapi kalian tidak mengizinkan kami untuk menggunakannya.
UKM Merpati Putih : Trus kalau saya sparing seperti study banding, saya ga dapet dana DKM?
SEMA: Oke, untuk proker ini kami putuskan tidak akan menggunakan DKM.

Nah itu dia beberapa UKM/J yang gak setuju dengan proker SEMA. Rata-rata sih yang gak setuju emang UKM itu itu aja. Yang lain pada setuju dan gak banyak omong. Acara selanjutnya...

10.50     Pembahasan DKM (Dana Kegiatan Mahasiswa) oleh Maya


Ternyata dalam sesi ini juga banya perdebatan antara SEMA dengan UKM/J. Seperti di bawah ini.. 

Sakuntala : Persentase dari DKM ini boleh dijabarkan? Agar kita mengerti. Jika dibandingkan Senat dengan kami, DKM yang diperoleh Senat terlalu besar
SEMA : Bisa dilihat dari proker tahun lalu, kemudian proker yang sedang berjalan, dan proker tahun depan.
UKMJ AKT : Proker tahun lalu berjalan semua, LPJ sudah kita serahkan, pengurus kita banyak, tapi kenapa DKM kita malah turun? Berapa LPJ yang telat? Berapa proposal yang telat? Tapi apakah kalian melihat dari prestasi kita?
UKM Seni Budaya : Tahun kemarin proker kita memang sedikit, dan sekarang kita menambah proker. Kenapa kita hanya naik 0,1%?
UKMJ AKT : Kenapa turunnya jauh banget? Kalian juga introspeksi, jangan hanya  melihat kesalahan kita. Apakah koordinator kalian sudah cepat dalam mengoreksi SOP? Kami juga melakukan semuanya untuk mahasiswa juga. Kalau kami melaksanakan proker yang ecek-ecek karena DKM nya sedikit bagaimana?
UKM Seni Budaya : Kalau seperti ini berarti Senat tidak mendukung proker kita.


UKM Karate : Apakah dana panlih (panitia pemilihan) sebesar ini?
SEMA : Saya hanya mengikuti tahun sebelumnya tanpa menambahkan atau mengurangi.
UKM Karate  : Perhitungannya seperti apa? Apa Cuma ikut-ikutan yang tahun lalu?
UKM Sakuntala : Saya mau kalian transparan. Uang tiga juta itu untuk apa saja?
UKM Karate : Untuk dana raker itu hitung-hitungannya bagaimana?
SEMA : 3.800.000 itu gabungan pra raker dan raker.
UKM Sakuntala  : Rapat seperti ini dalam dua hari sampai menghabiskan dana sebesar itu?
UKM Karate : Dilihat dari point, kalian bisa naik seperti ini perhitungannya bagaimana? Senat pakai point-point seperti itu juga nggak sih?
UKM Sakuntala : Kalau ada dana lebih berarti sudah ada subsidi dari tahun kemarin, seharusnya anggarannya tidak sebesar ini!
UKMJ AKT : Senat kenapa sih tidak bisa coba terbuka dengan kita?
SEMA : Kita sudah coba terbuka.
UKM Karate : Selama ini panitia pemilihan diberikan kepada senat terus!
SEMA : Nah makanya kalian ikut panlih. Kemarin sudah diajak ikut menjadi panitia tetapi tidak ada yang mau.
UKM Seni Budaya : Anda bilang DKM itu subsidi. Berarti kalau seperti ini anda sudah dibiayai sebesar ini.
SEMA : Kalau disini sudah ada nomor panlihnya itu tandanya jumlah itu wajar. Makanya saya tantang anda untuk jadi panlih.
UKM Sakuntala : Kenapa ngikutin dana tahun kemarin? Seharusnya dipotong dong,  Kan masih ada dana kemarin. Begitu juga dengan UKM menggunakan dana seminimal mungkin tetapi mengerjakan kegiatan sebaik mungkin.
UKM Bulu Tangkis : Panlih itu langsung dilaporkan ke pembantu ketua 3.
UKMJ AKT: Intinya Senat tidak ada koordinasi dengan pengurus Senat sebelumnya. Bisa nggak laporan panlih tahun depan kita juga megang?
UKM Sakuntala : Maksud kita, kita disini maunya dana sebelumnya ditambah. Jadi anggaran DKM untuk kita akan lebih besar. Senat saja bisa tahu kegiatan kita semua, kenapa kita tidak bisa tahu Senat?
 Itu anggaran terlalu besar, alangkah baiknya jika dibagikan untuk UKM. Kalau kita gak satu visi bagaimana kita mau bekerjasama?
UKM Karate : Lain kali kalu memang ini hak preogratif, anda tidak usah undang kita.


***

Itulah sedikit pengalamanku dalam rapat kerja periode lalu. Sebenarnya aku membuat postingan ini agar aku bisa memperoleh gambaran mengenai rapat kerja. Karena pada periode mendatang, aku dan pengurus SEMA lainnya lah yang akan memimpin rapat kerja dan berhadapan langsung dengan UKM/J.

               
               

0 komentar:

Posting Komentar